生成AIをどのように自治体業務改善につなげるか

生成AIという言葉を耳にする機会が増え、庁内でも「少し気になる」「便利そうだ」と感じる場面が出てきたのではないでしょうか。

一方で、実際の現場では、 

「一部の職員が試しているだけで、組織としてどう進めればよいか分からない」 

「便利そうではあるが、どこまで業務に取り入れてよいのか迷う」 

といった声も出やすいものです。

生成AIは、使い方次第で日々の業務を支える心強い存在になり得ます。 

だからこそ大切なのは、個人の工夫だけで終わらせず、組織全体の業務改善につなげる視点を持つことではないでしょうか。

生成AI活用で目指す姿

生成AIは、文章のたたき台づくりや要点整理など、日々の業務の中で取り入れやすい場面が多くあります。 

まずは気軽に使えるところから始めやすい一方で、個人の工夫だけにとどまると、活用の幅が広がりにくいという面もあります。

自治体の業務では、文書作成、情報整理、記録、確認、引継ぎなど、日々多くの時間が積み重なっています。 

こうした業務の一部を見直すだけでも、現場の負担感は変わってきます。

本当に目指したいのは、単に作業を早くすることだけではなく、 

職員が本来時間をかけたい仕事に、より集中しやすくなること

ではないでしょうか。

住民対応、相談支援、関係者との調整、判断が必要な業務など、人にしかできない仕事に力を注ぎやすくする。 

そのための土台として、生成AIをどう活かすかを考えることが大切です。

2. 活用を進めるときにぶつかりやすい3つの壁

生成AIは便利そうに見えても、実際に業務で使おうとすると、意外と立ち止まる場面があります。 

特に、次の3つは多くの現場で起こりやすい壁です。

壁① 誰が進めるのか分からない

「興味はあるけれど、情報部門だけでは進めきれない」 

「現場は忙しく、試す余裕がない」 

こうした状態では、活用が一部の人に限られやすくなります。

生成AIの導入は、ツールを入れるだけで完結するものではありません。 

実際に使う現場の感覚と、全体を見渡す視点の両方が必要になります。

壁② どこまで任せてよいか迷う

生成AIは、たたき台づくりや整理には向いていても、最終判断まで任せるものではありません。 

そのため、 

「どの業務なら使いやすいのか」 

「どこから先は人が必ず確認するのか」 

といった線引きが曖昧だと、使いづらさにつながります。

壁③ 効果が見えにくい

実際に試してみても、 

「便利だった」で終わってしまうと、次につながりにくくなります。 

一方で、作業時間や確認の手間がどう変わったかを意識して振り返ると、活用の価値が見えやすくなります。

3. まずは、負担の大きい周辺業務から考える

生成AIの活用を考えるとき、最初から大きく構えすぎないことは大切です。 

むしろ、日々の業務の中で負担感の大きいところ、時間がかかりやすいところから見直していく方が、現場にはなじみやすくなります。

たとえば、文案の下書き、会議後の整理、記録のまとめ、報告書のたたき台づくりなどは、生成AIを取り入れやすい場面です。 

こうした業務は、最終的には職員が確認し、整える必要があります。 

それでも、ゼロから書き始める負担が軽くなるだけで、日々の仕事は進めやすくなります。

また、自治体業務では、実際に相手と向き合う時間そのものだけでなく、 

その前後に発生する記録、整理、共有、準備といった業務も少なくありません。 

こうした周辺業務は目立ちにくい一方で、積み重なると大きな負担になりやすいものです。

だからこそ、生成AIの活用を考える際には、 

判断そのものを任せるのではなく、まずは記録や整理、たたき台づくりのような周辺業務を支えるところから始める視点が有効です。

小さく取り入れ、現場に合う形を見つけていく。 

その積み重ねが、無理のない活用につながっていきます。

4. 生成AIは“人の代わり”ではなく、“人が向き合う時間をつくる存在”

自治体業務の中には、生成AIと相性の良い仕事もあれば、やはり人が向き合うことに意味がある仕事もあります。 

特に、相談、面談、支援、調整といった業務では、相手の言葉の背景や表情、ちょっとした変化を受け取ることが欠かせません。

こうした場面で職員が本来集中したいのは、記録を取ることそのものではなく、相手の話を丁寧に受け止めることのはずです。 

しかし現実には、メモ、記録、報告、整理など、対応の前後に発生する作業も少なくありません。

だからこそ、生成AIは「人の代わりをするもの」としてではなく、 

人が人に向き合うための時間をつくる存在

として捉える方が、現場にはなじみやすいのではないでしょうか。

業務をすべて置き換えるのではなく、補助できる部分を支える。 

その考え方が、無理のない活用につながります。

5. まとめ

生成AIは、使い方次第で自治体業務の支えになり得る存在です。 

ただし、大切なのは「使ってみること」そのものではなく、日々の仕事をどう進めやすくするかという視点です。

まずは、小さく始める。 

使いやすい業務から試す。 

ルールを整える。 

そして、現場で感じた変化を少しずつ共有していく。

そうした積み重ねが、個人の工夫を組織の力へと変えていきます。

生成AI活用を考えるうえでは、何でも置き換える発想ではなく、 

人が向き合うべき仕事により集中しやすくするために、どこを支えられるかを考えることが大切です。

その視点で見ると、文書作成だけでなく、記録や整理、対応後のまとめといった周辺業務を支える工夫にも可能性があります。 

実際に、そうした考え方に沿って、面談業務を支えるAiBouのような製品もあります。 

大切なのは、ツールを使うこと自体ではなく、職員が本来向き合いたい業務により力を注げる状態をつくることではないでしょうか。